De Warmste Week – privacybeleid

Op

Beste Goed Doel, Actievoerder of “Vraag een plaat”-aanvrager! Bedankt voor jullie steun aan De Warmste Week.

We leggen je hier op een zo helder mogelijke manier uit welke gegevens we pre cies van je nodig hebben en wat wij ermee doen in het kader van de Warmste Week. Het zijn immers jouw gegevens.

Wie is verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van mijn gegevens?

Wij zijn de Vlaamse Radio- en Televisieomroeporganisatie (of kortweg de VRT). Wij zijn e en nv van publiek recht, met maatschappelijke zetel te Auguste Reyerslaan 52, 1 043 Brussel, ingeschreven in de KBO met nummer 0244.142.664. Dit privacybeleid geldt voor de persoonsgegevens die wij van jou verzamelen en gebruiken wanneer je onze diensten gebruikt. De verzameling en verwerking van je gegevens zijn on ze verantwoordelijkheden.

Waarop is dit privacybeleid van toepassing?

De Warmste Week staat voor warmte en samenhorigheid. Om dit te verwez enlijken hebben we natuurlijk jullie betrokkenheid nodig. Hierdoor vragen we van j ullie engagement en moeten we een aantal gegevens van je verzamelen om de Warmste Week goed te laten verlopen. Dit privacybeleid geldt voor alle onderdelen die De W armste Week aanbiedt.

Waarom verzamelt de VRT mijn gegevens en op welke basis?

Wij verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden:

Warmste week profiel:

Wanneer je een als goed doel of actievoerder wil registreren, hebben we een aantal gegevens nodig voor verschillende doeleinden:

- Voornaam & Familienaam: Identificatie van de gebruiker

- Emailadres: We communiceren al onze informatie via email

- Telefoonnummer: Indien we telefonisch contact met jullie willen opnemen voor de redactie, uitzending, …

- Jouw Bedrijf/Vereniging: Hiermee wensen een onderscheid te maken tussen acties die georganiseerd worden als individu of als een bedrijf.

- Straat/Nummer/Postcode/Gemeente: Jouw adres hebben we nodig indien er geen reactie komt op onze (herinnerings)mails om jouw engagementen na te komen.

Goed Doel:

Deze gegevens zijn noodzakelijk om het goede doel te identificeren. Deze gegevens worden bezorgd aan de Koning Boudewijn Stichting die na analyse een beslissing zal nemen omtrent de deelname van een goed doel aan De Warmste Week. Hiervoor hebben we de volgende gegevens nodig:

- Naam VZW

- Email-adres

- Telefoonnummer VZW

- Website/Facebook pagina van de VZW

- Ondernemingsnummer

- Rekeningnummer

- BIC-Code

- Korte Beschrijving

Andere gegevens:

Hoofdverantwoordelijke:

Indien de accounthouder die het goede doel heeft geregistreerd niet meer actief zou zijn bij het goede doel gebruiken wij deze gegevens om met jullie in contact te treden.

Specificatie Werking:

Om jullie goed doel nog beter zichtbaar te kunnen maken in de zoek vragen we nog wat meer specifieke algemene gegevens.

Actie:

Alle gegevens die gevraagd worden bij de actieregistratie hebben we nodig om jullie actie te identificeren. Deze gegevens komen zichtbaar op de website en worden ook door onze redactie gebruikt om het programma samen te stellen.

Er zijn 2 uitzonderingen waar je zelf kan opteren of de gegevens van de actie kunnen gebruikt worden (vinkjes):

“Toon mijn actie in de openbare kalende van Music For Life”: Deze setting bepaald of jouw actie teruggevonden mag worden in de lijst van alle acties.

“Mijn gegevens morgen doorgegeven worden aan de vzw van mijn keuze”: Met deze setting beslis je of het goede doel jouw contactgegevens (naam, email en actienaam) verkrijgt in hun administratief gedeelte.

Ketnet Koekenbak:

Alle gegevens die gevraagd worden bij de Ketnet Koekenbak registratie hebben we nodig om jullie Ketnet Koekenbak te identificeren. Deze gegevens komen zichtbaar op de website en worden ook door onze redactie gebruikt om het programma samen te stellen.

Er zijn 2 uitzonderingen waar je zelf kan opteren of de gegevens van de actie kunnen gebruikt worden (vinkjes):

“Toon mijn actie in de openbare kalende van Music For Life”: Deze setting bepaald of jouw Ketnet Koekenbak teruggevonden mag worden in de publieke lijst van alle acties.

“Mijn gegevens morgen doorgegeven worden aan de vzw van mijn keuze”: Met deze setting beslis je of het goede doel jouw contactgegevens (naam, email en actienaam) verkrijgt in hun administratief gedeelte van De Warmste Week.

Vraag een plaat:

Deze gegevens hebben we nodig om je betaling en plaat correct te registreren:

- Artiest

- Titel song

- Voornaam en Familienaam

- Emailadres

- Bedrag

Deze gegevens vragen we zodat de redactie contact met je kan opnemen tijdens de uitzending:

- GSM-nummer

- Waarom kies je specifiek voor dit goede doel? Of heb je een reden waarom je net deze plaat wil horen?

Volgende gegevens vragen we om een statistische analyse te kunnen uitvoeren na De Warmste Week:

- Geboortejaar

- Geslacht

De verzameling en het gebruik van gegevens voor de hierboven beschreven doeleinden doen we allemaal op basis van een overeenkomst die we met je sluiten in het kader van de Warmste Week.

Statistische doeleinden:

Wij gebruiken je gegevens ook voor statistische doeleinden, om het gebruik en de algemene werking van onze diensten rond de Warmste Week te analyseren en verbeteren. Daarnaast helpen gegevens ons te achterhalen welke diensten en content voor onze gebruikers interessant en bruikbaar zijn. Door te weten hoe jij en andere mediagebruikers onze diensten gebruiken, kunnen we de nodige feedback aan onze programmamakers en ontwikkelaars bezorgen. Zo kunnen wij de Warmste Week nog beter en relevanter voor je maken. Verder hebben we je gegevens nodig om over de verwezenlijking van onze doelstellingen als publieke omroep aan de Vlaamse overheid te kunnen rapporteren. Die rapporteringen gebeuren steeds op basis van gecodeerde gegevens in de vorm van statistische rapporten. Wij ondernemen alle genoemde acties om onze taak als publieke omroep te kunnen vervullen. Dat is dus van algemeen belang.

Aangepaste reclame:

Meer dan een derde van het budget om onze taak als publieke omroep uit te oefenen, zijn ‘eigen’ inkomsten. Reclame is daar een belangrijk onderdeel van. Je zal dus reclame zien of horen wanneer je een van onze diensten gebruikt.Hierbij kan via advertentiecookies je surfgedrag op websites en applicaties gevolgd worden om je gebruikersprofiel samen te stellen. Dit profiel laat vervolgens toe om advertenties (die van adverteerders afkomstig is) op jouw voorkeuren af te stemmen. Hiervoor doen we beroep op de diensten van Pebble Media NV (Schaliënhoevedreef 20/c, 2800 Mechelen). Zij beheren het gebruikersprofiel dat wordt gebruikt om je advertenties te tonen die bij jouw interesses passen. Als je bijvoorbeeld op onze Sporza-website naar een voetbalitem hebt gesurft, kan je profiel aangevuld worden dat je in voetbal geïnteresseerd bent. Op die manier kan je merken dat je dan soms voetbalgerelateerde advertenties te zien krijgt. Met andere woorden: als Pebble Media NV zich een beter idee kan vormen van welke websites je bezoekt of welk type programma’s je bekijkt, dan kunnen ze adverteerders makkelijker aantrekken.Voor dit doel worden enkel gegevens die iets over je mediagebruik vertellen gebruikt. Persoonlijke identificatiegegevens zoals je naam of adres, die je bijvoorbeeld in je VRT-profiel hebt ingevuld, worden hiervoor niet gebruikt.We zullen altijd je toestemming vragen om je aangepaste advertenties op onze online diensten te tonen. Dat doen we via de cookiesinstellingen die op je scherm verschijnen wanneer je een van onze onlinediensten gebruikt. Je kan je toestemming via dezelfde instellingen intrekken. Voor een goed begrip: je zal dan nog steeds reclame zien wanneer je onze onlinediensten gebruikt. Die reclame zal dan alleen minder relevant zijn, omdat ze niet meer aan jouw vermoedelijke interesses aangepast zal zijn. We laten aan jou wel de keuze of je die al dan niet ‘op maat’ ontvangt.Merk op dat onze partner Pebble Media NV voor verschillende bedrijven de advertentieruimtes op de online platformen verzorgt. Zelfs wanneer je bij ons geen toestemming voor aangepaste reclame hebt gegeven of deze toestemming hebt ingetrokken, kan het zijn dat er bij Pebble Media NV wel een gebruikersprofiel van je bestaat, naar aanleiding van je bezoek op andere derde websites. Wil je daar meer over weten? Lees dan het privacy- en cookiebeleid van Pebble Media NV.

Interactie en feedback:

Wij hebben je gegevens nodig om je in programma’s en acties te laten interageren. Je kan bijvoorbeeld reacties of meningen delen, maar ook foto’s en video’s uploaden. Hetgeen je met ons hebt gedeeld, kan soms in ons aanbod worden gebruikt. We zullen je altijd op deze mogelijkheid wijzen. Bovendien zullen we steeds je toestemming vragen of een overeenkomst met je sluiten vooraleer we jouw beeldmateriaal of reacties gebruiken.

Nieuwsbrief:

Bij de start van de volgende editie van De Warmste Week zullen we je contacteren om je hiervan op de hoogte te brengen.

Klant- en klachtenbeheer:

Via onze klantendienst luisteren we graag naar je mening en reacties om onszelf elke dag te verbeteren. Dat doen we op basis van jouw toestemming.

Misbruik opsporen en onderzoeken:

Wij zouden het liefst iedereen blindelings ons vertrouwen schenken, maar dat is een beetje naïef. Daarom gebruiken we gegevens om misbruiken op of via onze platformen te voorkomen en op te sporen. Dat doen we om illegale praktijken tijdens de Warmste week . Dat gebeurt altijd op basis van een gerechtvaardigd belang of wettelijke grondslag om onze publiekeomroepopdracht op de juiste manier uit te voeren.

Van welke bronnen verzamelt de VRT mijn gegevens?

Wij verzamelen gegevens:

- Van jou rechtstreeks, bijvoorbeeld wanneer je een VRT-profiel aanmaakt of een van onze websites bezoekt.

- Van sociaalnetwerksites, wanneer je ons daarvoor toestemming geeft en je persoonlijke instellingen van je profiel op de sociaalnetwerksite in kwestie dat toelaten.

Lopen mijn gegevens risico’s bij de VRT?

De uitwisseling van informatie via het internet verloopt jammer genoeg nooit volledig veilig. Hackers en virussen zijn nu eenmaal onderdeel van het internet. Daarom kunnen we het verlies van of de toegang door onbevoegden tot gegevens nooit helemaal uitsluiten. We doen er wel alles aan om jouw gegevens op de best mogelijke manier te beschermen. Wij gebruiken verschillende beveiligingstechnologieën en -maatregelen om je privacy te garanderen. Bovendien evalueren we die technologieën en maatregelen herhaaldelijk zodat ons systeem zo goed mogelijk bestand is tegen de nieuwste virussen en malware. Wij werken daarvoor samen met gespecialiseerde bedrijven.

Welke derde partijen kunnen mijn gegevens ontvangen?

Wij kunnen je gegevens doorgeven aan de volgende categorieën van ontvangers:

- Dienstverleners: Wij geven je gegevens door aan de dienstverleners waarop we een beroep doen. Zij leveren ondersteunende diensten zoals infrastructuur- of IT-diensten, het uitvoeren van betalingstransacties via onze diensten of het afnemen van enquêtes. Die dienstverleners krijgen toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel in onze opdracht en voor onze rekening op. Zij mogen je gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken.

- Koning Boudewijn Stichting : de gegevens die we in het kader van de Warmste Week verzamelen worden gedeeld met de Koning Boudewijn Stichting. Zij zijn immers verantwoordelijk voor het beheer van de goede doelen, de opvolging van de betalingen en finaal de uitbetaling aan de verschillende goede doelen. Wil je hier meer over weten? Lees dan het privacybeleid van de Koning Boudewijn Stichting hier.

- Pebble Media NV: Om advertenties op onze websites en (mobiele) applicaties te tonen, doen we een beroep op de diensten van de NV Pebble Media (Schalieënhoevedreef 20/c, 2800 Mechelen). Pebble Media kan gegevens van je gebruik van onze diensten verzamelen om aangepaste advertenties te tonen. We hebben met Pebble Media schriftelijke afspraken gemaakt over het gebruik, de beveiliging en bescherming van de gegevens die het bedrijf van ons ontvangt. Bovendien geven wij Pebble Media enkel gegevens in gecodeerde vorm. Pebble Media ontvangt ook nog gegevens van andere bedrijven om je (aangepaste) advertenties te tonen. Wil je daar meer over weten? Lees dan het privacy- en cookiebeleid van Pebble Media.

- Aanbieders van sociale media: Heb je al gemerkt dat sommige van onze onlinediensten je doorverwijzen naar sociaalnetwerksites zoals Facebook, Twitter of Instagram? Met de specifieke knoppen kan jij informatie delen op die platformen. De knoppen die naar die sociaalnetwerksites verwijzen, realiseren en beheren de sociale media zelf. Die sociale media zetten soms ook cookies op je (mobiel) toestel. Met andere woorden: wijzelf hebben geen volledige controle op de toepassingen die die bedrijven met die knoppen maken. Wij raden je dus aan om ook de gebruiksvoorwaarden en het cookies- en privacybeleid van de sociaalnetwerksites door te nemen. Ons eigen privacybeleid, dat je nu aan het lezen bent, regelt enkel het gebruik van de gegevens die wij als VRT verzamelen. Lees zeker ook ons cookiesbeleid, waarin we meer uitleg geven over hoe je cookies kan controleren.

- Overheid en autoriteiten: Wij geven je gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht is.

Doet de VRT aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of heeft ze profielen?

Wij doen niet aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Heel concreet betekent dat dat we je gegevens nooit gebruiken om beslissingen te nemen zonder menselijke tussenkomst die rechtsgevolgen of verregaande gevolgen voor jou kunnen hebben.

Hoe kan ik de gegevens controleren die VRT van mij heeft?

Omdat het hier over jouw gegevens gaat, vinden we het belangrijk dat je je persoonlijke informatie op elk moment kan controleren. Je hebt de volgende rechten, die je overeenkomstig de voorwaarden en modaliteiten van de Europese privacywetgeving kan uitoefenen:

Je hebt het recht op inzage van je gegevens. Dat wil zeggen dat je kan nagaan welke gegevens wij van jou hebben. In de eerste plaats kan je je gegevens via je Warmste Week-profiel controleren. Voor alle andere informatie die wij over jou zouden kunnen hebben en die niet met het Warmste Week-profiel zijn verbonden, kan je ons via ons privacyportaal contacteren. Daar zullen we je vraag zo snel mogelijk behandelen.

Je hebt het recht op rectificatie van je gegevens. Het zou kunnen dat wij gegevens van jou hebben die niet juist of niet meer juist zijn. Ben je verhuisd of heb je een nieuw e-mailadres? Dan kan je je gegevens eenvoudig aanpassen of verbeteren via je Warmste Week-profiel. Als het over gegevens gaat die niet met het Warmste Week-profiel zijn verbonden, kan je ons via ons privacyportaal vragen om foute informatie te verbeteren. We zullen je vraag dan zo snel mogelijk behandelen.

Je hebt het recht op wissing van je gegevens. Als je wil dat we je gegevens niet langer bewaren of gebruiken, kan je je gegevens bij ons wissen. Je kan vragen om bijvoorbeeld je Warmste Week-profiel en de gegevens die eraan verbonden zijn, te verwijderen. Voor alle andere gegevens kan je ons via ons privacyportaal vragen ze te verwijderen. Wij zijn wel niet altijd verplicht je gegevens te wissen wanneer je dat vraagt. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

Je hebt het recht op beperking van je gegevens. Je kan ons dus verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken. In dat geval blijven we je gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je meent dat je gegevens onjuist zijn en je niet wil dat we die gegevens nog verwerken totdat ze zijn aangepast. Je hebt dit recht ook wanneer de bewaring of het gebruik van je gegevens door ons onrechtmatig zou zijn, maar je niet zou willen dat we de gegevens verwijderen. We zijn wel niet altijd verplicht om aan dergelijke verzoeken tegemoet te komen. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald. Vragen tot de beperking van je gegevens kan je via ons privacyportaal stellen. We zullen je vraag dan zo snel mogelijk behandelen.

Je hebt het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens. Dat wil zeggen dat je je kan verzetten tegen het verdere gebruik van je gegevens door ons. Je kan dit enkel doen wanneer je grondige redenen hebt die verband houden met je specifieke situatie. Wij zijn trouwens niet altijd verplicht om op een dergelijk verzoek in te gaan.

Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat biedt jou de mogelijkheid om persoonsgegevens vlot van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Wij zijn wel niet altijd verplicht om op dit verzoek in te gaan.

Wanneer je ons een van de bovenstaande vragen stelt, zou het kunnen dat we eerst bijkomende informatie vragen. Dat moeten we doen om te controleren of jij wel de juiste persoon bent.

Hoelang bewaart de VRT mijn gegevens?

Wij zullen je gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het vooropgestelde doel. Voor De Warmste Week worden je gegevens 2 jaar bijgehouden. Dit is noodzakelijk voor de opvolging door de Koning Boudewijn Stichting en jullie te verwittigen dat er terug een nieuwe editie van De Warmste Week wordt georganiseerd. Als je ervoor zou kiezen om je gegevens niet meer met ons te delen, dan zullen we je gegevens ook niet meer gebruiken. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je je voor een van onze nieuwsbrieven uitschrijft of wanneer je je Warmste Week-profiel verwijdert. We zullen je gegevens wel nog gedurende twee jaar bewaren voor de behandeling van mogelijke klachten of juridische geschillen. In dat geval zijn je gegevens gearchiveerd en slechts beperkt toegankelijk. Na afloop van die bewaartermijn zullen je gegevens uiteraard definitief verwijderd of geanonimiseerd worden.

Bij wie kan ik met verdere vragen of eventuele klachten rond privacy terecht?

Heb je ons privacybeleid volledig doorgenomen, maar nog geen antwoord op je vraag gevonden? Stel je vraag in verband met privacy dan via ons privacyportaal. Daar zullen wij je vraag zo snel mogelijk beantwoorden.

Je kan ook steeds contact opnemen met onze klantendienst. Bovendien hebben we een zogenaamde Data Protection Officer (DPO). Die persoon waakt over de bescherming van je gegevens bij de VRT. Onze DPO staat je graag te woord via DPO@vrt.be.

Wij hopen dat je het volgende e-mailadres niet snel zal nodig hebben. Maar voor klachten met betrekking tot ons privacybeleid sturen wij je graag door naar klachtenprocedure@vrt.be. Als je wil, kan je ook een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer informatie daarover vind je terug op hun website.

Kan dit privacybeleid veranderen?

Dit privacybeleid kan aangepast worden, als onze diensten of de geldende wetgeving dat vragen. Onze onlinediensten zijn bijvoorbeeld een dynamische en innovatieve omgeving. Dat betekent dat wij voortdurend op zoek gaan naar een betere dienstverlening op jouw maat. Het is mogelijk dat er nieuwe toepassingen komen waarbij we je gegevens op een andere manier zullen verzamelen of willen gebruiken. Natuurlijk laten we je weten wanneer er belangrijke wijzigingen zijn, en zullen we je toestemming vragen als dat nodig is.